Métadonnées et résumés pour l'archivage

-90 % de temps de saisie

L'archivage suppose de renseigner des métadonnées descriptives : auteur, date, sujet, mots-clés, résumé. Cette saisie arrive en fin de cycle, quand le document a cessé d'être utile à son producteur, si bien qu'elle se fait vite ou se reporte. Les archives deviennent alors difficiles à exploiter et les obligations de conservation reposent sur un classement approximatif.

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Le flux automatisé

Un processus structuré pour des résultats rapides et fiables.

Sélection des documents à archiver

Identification des documents arrivant en fin de cycle de vie, de façon automatique ou manuelle.

Analyse et extraction

Analyse du contenu pour en tirer les informations descriptives : sujet, auteurs, dates clés, entités mentionnées.

Génération des métadonnées

Production d'une fiche descriptive complète : résumé, mots-clés, catégorie, durée de conservation, niveau de confidentialité.

Archivage enrichi

Transfert du document et de sa fiche vers le système d'archivage, prêt pour la recherche et la restitution.

Résultats concrets

-90 %

Temps de saisie des métadonnées

NF Z 42-013

Standards d'archivage respectés, SEDA compris

Durée proposée

Conservation suggérée selon le type de document

Opérationnel en 3 à 4 semaines

De la spécification au déploiement, avec des résultats visibles dès les premières semaines.

Cadrage rapide (1 semaine)

Prototype fonctionnel à mi-parcours

Déploiement et formation inclus

Questions fréquentes : Métadonnées et résumés pour l'archivage

Oui, les fiches suivent les standards d'archivage (NF Z 42-013, SEDA) et s'adaptent aux exigences propres à votre politique et à vos obligations réglementaires.

Oui, le traitement rétroactif complète les métadonnées manquantes et enrichit les fiches descriptives partielles.

La durée est proposée selon le type de document identifié et les règles de votre politique d'archivage, l'archiviste conservant la main pour l'ajuster.

Le résumé sert la recherche et la compréhension rapide. En matière juridique, le document original fait foi, et le résumé facilite l'identification du bon document, consultable ensuite dans son intégralité.

Autres flux Gestion Documentaire

-80 % de temps de classement

Classification et indexation automatique

Classer les documents entrants relève de la tâche répétitive : catégoriser, nommer, taguer, ranger. Chacun applique sa propre logique, si bien que l'arborescence se fragmente et que la recherche ultérieure coûte plus cher que le classement lui-même.

3 à 5 semaines

Découvrir

Document trouvé en 10 secondes

Recherche sémantique dans les bases documentaires

La recherche par mots-clés impose de deviner le vocabulaire employé par l'auteur du document. Le collaborateur reformule, parcourt des pages de résultats, puis finit par demander à un collègue, ce qui mobilise deux personnes pour retrouver un fichier qui existe déjà.

4 à 6 semaines

Découvrir

50 pages résumées en 2 minutes

Synthèse de documents longs

Rapports annuels, études sectorielles et manuels techniques dépassent largement le temps de lecture dont disposent les décideurs. L'information utile reste donc à l'intérieur du document, et la décision se prend sur ce que l'on croit qu'il contient.

3 à 4 semaines

Découvrir

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