Détection de doublons et consolidation documentaire

-30 % de volume documentaire

Au fil des années, une base documentaire accumule des copies, des versions dépassées et des contenus redondants. Ce volume alourdit le stockage, dilue les résultats de recherche et expose au risque le plus coûteux : travailler de bonne foi sur une version périmée.

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Le flux automatisé

Un processus structuré pour des résultats rapides et fiables.

Scan de la base documentaire

Analyse de l'ensemble de la base pour cartographier le contenu existant.

Détection des doublons

Identification des documents identiques, quasi-identiques ou redondants sur le fond, par analyse comparative.

Analyse des versions

Repérage des versions successives d'un même document et désignation de la plus récente ou de la plus complète.

Consolidation et nettoyage

Proposition de suppression, de fusion ou d'archivage, soumise à validation humaine avant exécution.

Résultats concrets

-30 %

Volume documentaire après consolidation

-30 %

Coûts de stockage, à proportion du volume traité

Validation humaine

Aperçu de l'impact avant toute suppression

Opérationnel en 3 à 5 semaines

De la spécification au déploiement, avec des résultats visibles dès les premières semaines.

Cadrage rapide (1 semaine)

Prototype fonctionnel à mi-parcours

Déploiement et formation inclus

Questions fréquentes : Détection de doublons et consolidation documentaire

Chaque suppression passe par une validation humaine. L'outil propose des actions (supprimer, fusionner, archiver) que vos équipes confirment, avec un mode prévisualisation qui montre l'impact au préalable.

La comparaison dépasse le nom de fichier et porte sur le contenu sémantique, ce qui fait ressortir des documents différents par la forme et redondants par le fond, malgré des mises en page ou des formulations distinctes.

Oui, par type de document, par département ou par ancienneté : conserver systématiquement la version la plus récente, archiver au-delà de cinq ans, et toute autre règle propre à votre politique.

Oui, une analyse mensuelle ou trimestrielle maintient la base en état et prévient la ré-accumulation de doublons.

Autres flux Gestion Documentaire

-90 % de temps de saisie

Métadonnées et résumés pour l'archivage

L'archivage suppose de renseigner des métadonnées descriptives : auteur, date, sujet, mots-clés, résumé. Cette saisie arrive en fin de cycle, quand le document a cessé d'être utile à son producteur, si bien qu'elle se fait vite ou se reporte. Les archives deviennent alors difficiles à exploiter et les obligations de conservation reposent sur un classement approximatif.

3 à 4 semaines

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-80 % de temps de classement

Classification et indexation automatique

Classer les documents entrants relève de la tâche répétitive : catégoriser, nommer, taguer, ranger. Chacun applique sa propre logique, si bien que l'arborescence se fragmente et que la recherche ultérieure coûte plus cher que le classement lui-même.

3 à 5 semaines

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Document trouvé en 10 secondes

Recherche sémantique dans les bases documentaires

La recherche par mots-clés impose de deviner le vocabulaire employé par l'auteur du document. Le collaborateur reformule, parcourt des pages de résultats, puis finit par demander à un collègue, ce qui mobilise deux personnes pour retrouver un fichier qui existe déjà.

4 à 6 semaines

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